Datenschutzhinweise zum Hinweisgebersystem (HinSchG)
und zugleich Information der Betroffenen gemäß Artikel 13 und Artikel 14 DSGVO
Allgemeines, Verantwortlicher, Datenschutzbeauftragter
Präambel
SAFE-PORT Consulting GmbH (im Folgenden »SAFE-PORT«, »wir«, »uns«, »unser«) hat ein vertrauliches und geschütztes Hinweisgebersystem für seine Mandanten errichtet, um gesetzliche und Pflichten im Rahmen des Bewerbungsmanagements zu erfüllen. Demnach haben sowohl mitarbeitende Personen als auch Bewerber:innen die Möglichkeit, Verstöße gegen gesetzliche Bestimmungen sowie Verletzungen des Verhaltenskodex (»Code of Conduct«) über einen sicheren Kanal an eine geeignete Stelle zu melden.
Dabei sind auch gänzlich anonyme Meldungen möglich. Auf freiwilliger Basis kann der Hinweisgeber allerdings auch personenbezogene Daten im Rahmen seiner Meldung bzw. der nachfolgenden Kommunikation mit uns zur Verfügung stellen.
Diese Datenschutzhinweise gelten für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des Hinweisgebersystems, daher sowohl für die vom Hinweisgeber selbst zur Verfügung gestellten Daten, etwaige personenbezogene Daten in der Meldung sowie jene, die im Rahmen der Bearbeitung des Hinweises anfallen.
Hinweis zur verantwortlichen Stelle
Der Verantwortliche gem. Art. 4 Abs. 7 der Datenschutzgrundverordnung (im Folgenden »DSGVO«) und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist die:
SAFE-PORT Consulting GmbH
Hülshoff-Straße 7
59469 Ense | Deutschland
Telefon: +49 (0) 2938 977 978
E-Mail: sp(at)safe-port.de
Datenschutzbeauftragter
Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten:
E-Mail: privacy(at)safe-port.de
Ansprechpartner der Ombudsstelle
Nicole Schröers | SAFE-PORT Consulting GmbH
c/o Meldestelle Hinweisgebersystem
Hülshoff-Straße 7
59469 Ense | Deutschland
Telefon: +49 (0) 2938 977 978
E-Mail: hinweis(at)safe-port.de
Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten
Wir verarbeiten personenbezogene Daten der Hinweisgeber grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Hinweisgeberlösung erforderlich ist. Die Verarbeitung personenbezogener Daten der Hinweisgeber erfolgt regelmäßig nur, um die Einhaltung vorrangigen Rechtsvorschriften und des Code of Conduct sicherzustellen.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten
Personenbezogene Daten des Hinweisgebers werden in der Regel auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i.V.m § 12 HinSchG verarbeitet. In den übrigen Fällen erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten im Hinweisgebersystem auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Wahrung des überwiegenden berechtigten Interesses der SAFE-PORT. Das berechtigte Interesse liegt an der frühzeitigen Feststellung, Aufklärung und Verhinderung von Gesetzesverstößen und in der Einhaltung des Code of Conduct.
Datenlöschung und Speicherdauer
Die personenbezogenen Daten werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine Speicherung kann darüber hinaus erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen der Verantwortliche unterliegt, vorgesehen wurde.
Die Daten werden grundsätzlich bis zum Abschluss der Fallbearbeitung und für eine angemessene Zeit danach gespeichert. Sofern kein Grund für eine längere Aufbewahrung besteht (etwa ein anhängiger oder drohender Rechtsstreit, Abwehr von Rechtsansprüchen und/oder disziplinarischen Verfahren), werden sämtliche personenbezogenen Daten spätestens 12 Monate nach Abschluss der Fallbearbeitung gelöscht.
Personenbezogene Daten im Zusammenhang mit grundlos abgegebenen Hinweismeldungen werden unverzüglich gelöscht.
Art der Daten bzw. Datenkategorien
Wir verarbeiten nur solche personenbezogenen Daten, die uns vom Hinweisgeber freiwillig zur Verfügung gestellt werden, für die Untersuchung des Vorfalls erforderlich sind oder im Rahmen der Bearbeitung des Hinweises anfallen.
Es können folgende personenbezogene Daten und Informationen erhoben werden:
- Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Telefonnummer und Ihre Beziehung zu der Organisation, falls Sie sich entschließen, Ihre Identität preiszugeben,
- ggf. die Namen von Personen, bei denen der Verdacht besteht, dass sie beteiligt sind, und ihre sonstigen personenbezogenen Daten,
- ggf. die Namen der Personen, die von dem Verstoß Kenntnis haben, und deren sonstige personenbezogene Daten,
- ggf. Daten in Bezug auf die Hinweise (Angaben zu relevanten Sachverhalten, betrieblich veranlasste Dokumente, Kommunikationsverhalten, etc.).
Je nach Meldung können auch besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) oder Daten zu strafrechtlichen Verurteilungen und Straftaten (Art. 10 DSGVO) Bestandteil der Meldung oder im Rahmen von Aufklärungsmaßnahmen verarbeitet werden. Dieses erfolgt ausschließlich nur nach Maßgabe der einschlägigen datenschutzrechtlichen Vorgaben.
Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten
Der Verantwortliche stellt grundsätzlich sicher, dass personenbezogene Daten ausschließlich für eine begrenzte Anzahl von befugten Personen zugänglich sind, die diese Daten für die Bereitstellung der oben genannten Verarbeitungszwecke kennen müssen.
Sofern es zur Aufklärung des Sachverhalts erforderlich sein sollte, können personenbezogene Daten an einzelne, sorgfältig ausgewählte Personen der Mandanten der SAFE-PORT im erforderlichen Umfang weitergeleitet werden. Jede Person, die Zugang zu den Daten erhält, ist zur Vertraulichkeit verpflichtet.
Bei der Durchführung von Aufklärungsmaßnahmen greifen wir ggf. auch auf die Unterstützung durch externe Dienstleister, wie etwa Anwaltskanzleien oder Wirtschaftsprüfungsgesellschaften, zurück. Wir werden durch geeignete Maßnahmen sicherstellen, dass diese Dienstleister Ihre Daten nur im Rahmen der einschlägigen datenschutzrechtlichen Vorgaben verarbeiten.
Im Zusammenhang mit der Bereitstellung des Hinweisgeberportals und ggf. im Rahmen von Aufklärungsmaßnahmen kommen auch Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO ein. SAFE-PORT stellt jederzeit sicher, dass diese Auftragsverarbeiter nur auf Basis eines wirksamen Auftragsverarbeitungsvertrages Daten für die SAFE-PORT verarbeiten.
Das Hinweisgebersystem wird von der SAFE-PORT Consulting GmbH, Hülshoff-Straße 7, 59469 Ense, Deutschland (»SAFE trusty«) betrieben. Weitere Informationen zum Datenschutz und zur Datensicherheit können hier abgerufen werden: https://portal.safe-port.io/policy/64d480c237b10.
Eine Weitergabe oder sonstige Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt nicht, es sei denn, dass dies zu Zwecken der Strafverfolgung erforderlich ist. Sofern gesetzliche Bestimmungen oder Anordnungen staatlicher Organe dies erforderlich machen, können personenbezogene Daten an diese herausgegeben werden.
Ihre Rechte als Betroffener
Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie Betroffener i.S.d. DSGVO und es stehen Ihnen folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen zu:
Als Betroffener haben Sie das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO) der über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten zu. Die Identität des Hinweisgebers bleibt von diesem Auskunftsrecht grundsätzlich ausgenommen. Sofern durch die Wahrnehmung dieses Rechts die Sachverhaltsaufklärung oder die Sicherung erforderlicher Beweise gefährdet ist, ist es der SAFE-PORT gestattet, dem Recht erst zu einem späteren Zeitpunkt zu entsprechen. Sie haben darüber hinaus bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht, unrichtige Daten korrigieren, ändern (Berichtigung - Art. 16 DSGVO), sperren (Einschränkung - Art. 18 DSGVO) oder löschen (Löschung - Art. 17 DSGVO) zu lassen.
Soweit die Verarbeitung personenbezogener Daten zur Wahrung berechtigter Interessen erfolgt, hat der Betroffene außerdem das Recht, aus Gründen, die sich aus seiner besonderen Situation ergeben, Widerspruch gegen die Verarbeitung dieser Daten einzulegen (Art. 21 DSGVO).
Weiterhin steht Ihnen jederzeit ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu. Anfragen zur Ausübung der Betroffenenrechte gem. Art. 15 bis 21 DSGVO kann die betroffene Person an den Datenschutzbeauftragten der SAFE-PORT unter den o. g. Kontaktdaten oder unter folgender URL richten: https://portal.safe-port.io/anfrage-formular/applicants.
Datensicherheit, Websites Dritter, Änderungen
Datensicherheit
SAFE-PORT setzt technische und organisatorische Maßnahmen gem. aktuellem Stand der Technik ein, um die durch Nutzung des Hinweisgebersystems zu verwaltenden personenbezogenen Daten bei ihrer Erhebung, Verarbeitung und Nutzung vor unbefugtem Zugriff, Weitergabe, Missbrauch, Manipulationen, Verlust und Zerstörung zu schützen. Alle von SAFE-PORT eingesetzte Dienstleister sind in gleichem Maße verpflichtet.
Die gesamte Kommunikation zwischen dem Hinweisgebersystem und dem Webbrowser einer meldenden Person wird zum Schutz der Vertraulichkeit der Daten verschlüsselt (SSL). Weder IP-Adressen, Zeitstempel noch andere Metadaten der meldenden Person werden protokolliert oder gespeichert.
Änderungen dieser Datenschutzhinweise
Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzhinweise jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu ändern. Bitte suchen Sie die Seite regelmäßig auf und informieren Sie sich über die geltenden Datenschutzbestimmungen.
Stand: v1.0.1-240624-1509
